やすこさん、おはようございます。

PBLの分割方法については「これが絶対」という方法はなく、人それぞれの仕事の進め方とか、好みの問題も関
係してくるとは思いますが、私のやり方を紹介します。

私の場合、基本は「機能ごとにPBLを分ける」です。案２に近い形ですね。
機能の中心となるウィンドウ、そこで使用するデータウィンドウ、そこから開かれるサブウィンドウ等を、ひと
つのPBLに収めるというもの。
ライブラリリストは
1.アプリケーション.pbl
　　アプリケーション
　　プロジェクト
　　その他、アプリケーションのOPEN/CLOSE時に必要な関数等
2.共通ライブラリ.pbl
　　共通に使用される関数
　　複数の機能で使用されるウィンドウやユーザオブジェクトの祖先等
3.機能1.pbl
　　機能1メインウィンドウ
　　機能1サブウィンドウ
　　機能1データウィンドウ
　　　：
3.機能2.pbl
　　　：
のような形になります。
複数人で開発を行う場合、この方が管理が楽ですし、機能ごとに分けておけば、コンパイル時に動的ライブラリ
を作成すれば、実行時のメモリ消費量を減らせる可能性もあります。

一人で開発する場合で、アプリケーションの規模、個々の機能の規模が小さい場合には、いくつかの機能をひと
つのPBLにまとめる場合もあります。
「入力系処理.PBL」「出力系処理.PBL」「管理者機能.PBL」などといった感じで。
あと、「共通ライブラリ.PBL」は、実際には「このアプリケーションでのみ共通に使われるもの」と「今後、他
のアプリケーションでも利用可能なもの」の二つ以上のPBLに分けた方が、後々便利だと思います。

それと、
＞メニュー画面では担当者コードを入力して、その担当者を
＞各画面に引き継ぎたいと思っております。
については、グローバル変数を利用するのが一番手っ取り早いのではないでしょうか。